La administración del inventario de mercancía es una de las tareas fundamentales de un comerciante, pues de no llevar a cabo esta tarea con eficiencia, podemos poner en riesgo la existencia de nuestro negocio.
En la vida inicial del negocio comercial quizá basta con una libreta de apuntes o un archivo de excel para controlar nuestra mercancía, pero en la medida en qué hay más clientes y por lo tanto más ventas, esos controles manuales resultan insuficientes y se requiere de mayor conocimiento sobre la administración de la mercancía en existencia.
Hay dos elementos en el control de las existencias de mercancía que son fundamentales para no perder el control de la administración de nuestro negocio:
- Saber cuantas unidades requerimos para satisfacer su demanda en un periodo determinado, y
- Saber en tiempo real cuánta existencia de mercancía tenemos en nuestros negocio.
Tener conocimiento de cuantas unidades demandan nuestros clientes nos permitirá saber cuántas unidades debemos adquirir semanal o mensualmente, pues comprar de menos nos restará ventas al no tener las existencias necesarias, y comprar de más nos arrojará tanto pérdidas por mercancía obsoleta, como falta de liquidez al no tener recursos para invertir en otros productos que sí se requiere comprar.
Por otro lado saber en tiempo real cuanta existencia tenemos de un producto, nos permitirá determinar cuánta mercancía debemos adquirir, además de que nos permitirá hacer inventario físico para conocer si hay pérdidas.
Muchos pequeños empresarios piensan que no es necesario un sistema administrativo para controlar los inventarios, y pueden tener razón si no tienen planeado hacer crecer su negocio, sin embargo, si el crecimiento es parte de su visión, un sistema administrativo es imprescindible.
Si un comerciante no tiene la visión de crecer, al menos debería tomar en cuenta que vivir en el comercio es vivir en un mundo de competencia en donde los más preparados son los que sobreviven en una atmósfera de rivalidad comercial.
¿Qué características debe tener un sistema administrativo empresarial?
Estamos hablando de un software que se instala en tu computadora dedicada al negocio, en el que se registran todas las operaciones tanto de entrada (compras, devoluciones de clientes, ajustes, etc.) como de salida (ventas, mermas, devoluciones a proveedores, etc.) de mercancía.
Este software nos permitirá registrar las ventas a clientes de una manera fácil y rápida, controlar el efectivo en caja, registrar las entradas de mercancía recibida de los proveedores, nos permitirá conocer en tiempo real las existencias de cada producto y por lo tanto nos permitirá tanto hacer inventario físico como conocer las necesidades para adquirir mercancía.
Revisa el proceso actual de la administración y control de tus inventarios en tu negocio, habla con tus empleados y tu contador sobre cuáles son los principales problemas en la operación de almacén, infórmate sobre las diferentes opciones tecnológicas disponibles y da un nuevo paso para la expansión de tu negocio.
