El almacén es un espacio físico imprescindible en toda actividad comercial. Es la infraestructura que nos permite administrar la mercancía que aún no conviene tener en el piso de ventas de nuestro establecimiento. Sin embargo, frecuentemente en el pequeño comercio se suele descuidar su administración, provocando pérdidas por maltrato, caducidad o abandono.
Hay quienes piensan que el almacén es una simple bodega en donde se resguarda lo que no se usa actualmente y se suele aprovechar para almacenar otros objetos como bicicletas, muebles viejos, herramientas y hasta se usa como espacio para reparar cosas.
Sin embargo, si vemos a nuestro establecimiento, por muy pequeño que sea, como una verdadera empresa, debemos ver a nuestra bodega como el área en donde se garantiza el suministro de mercancía vigente y en buen estado a nuestro piso de ventas y por lo tanto el abasto a nuestros clientes.
La bodega de nuestro negocio debe ser optimizada con el fin de obtener los mayores beneficios de ella, por lo tanto debemos considerarla desde una perspectiva en 3D, esto es, ancho, alto y fondo mediante el uso de racks o estantería para productos pesados. De esa manera, aprovechando cada metro cúbico, podremos tener nuestra mercancía en el mayor orden posible y en el mejor estado de conservación.
Otro aspecto de optimización es determinar el criterio de clasificación de productos en nuestro almacén, esto es por clase (según su tipo de contenido), por volumen (de productos pequeños a productos grandes), o alfabéticamente. El criterio de clasificación lo debe determinar el propietario por ser el mejor conocedor de su mercancía y las necesidades del negocio.
Ventajas de contar con un almacén (siempre que esté ordenado y controlado)
- Mejora el control de la mercancía
- Nos permite adquirir mercancía con un descuento especial por volumen de compra, previa negociación con el proveedor,
- Facilita garantizar que no tengamos huecos en anaqueles del piso de ventas, sobre todo de los productos de mayor rotación.
- Nos permite proveernos de mercancía adicional para temporadas especiales, por ejemplo para la temporada navideña.
- Nos facilita administrar la vigencia de la mercancía al resguardar la que tiene vigencia más larga, mientras exhibimos en piso la que tiene caducidad más próxima.
- Nos permite conservar en buen estado la mercancía, sin exponerla al trato de los clientes.
- Mejora la gestión del inventario al permitir mayor orden en el acomodo de la mercancía.
Requisitos para optimizar el almacén
- Mantener la mercancía bajo el método PEPS, Primeras Entradas, Primeras Salidas, es decir, que la mercancía que esté al frente de un rack sea la que tiene la caducidad más próxima. De esa manera tendremos menos riesgos de contar con mercancía caduca.
- Mantener ordenado y limpio el espacio. La bodega es tan importante como el piso de ventas, y de su orden y limpieza depende el respeto y responsabilidad que le tengan los colaboradores o empleados.
- Asignar a una persona la responsabilidad de mantener el almacén ordenado y operando bajo ciertas reglas como el orden, método PEPS, limpieza, cuidado de la mercancía, etc. Recuerda que donde todos son responsables, nadie lo es, por eso debe haber una persona responsable de que la bodega funciones óptimamente. Si el negocio no es suficientemente grande para tener una persona dedicada al almacén, entonces su buen funcionamiento debe ser asignado a un empleado como tarea adicional.
