El fraude se puede dar de muchas formas, desde estafadores que timan a las pequeñas empresas hasta empleados que les roban a sus empleadores. La actividad fraudulenta contra los pequeños negocios ha aumentado, así como la cantidad de dinero perdido a causa del fraude.
Entre las pérdidas por fraude y las bajas ganancias debido a la caída de la economía, los dueños de las tiendas afrontan una mayor presión para obtener un margen de ganancias, y seguir en el negocio. Aquí tienes diez consejos para mantener a tu tienda a salvo del fraude.
- Mantente alerta
Aunque suene obvio, muchos dueños de tiendas no se mantienen en alerta en caso de posible fraude. Esto se debe a que pasan mucho tiempo alejados físicamente de su negocio o a que confían demasiado en los que le rodean.
Lo cierto es que prevenir el fraudes requiere tanto monitorear el área del trabajo como a tu equipo, realizando constantes controles de inventario y actualizando los sistemas de registro.
¿Por qué no consideras instalar una cámara de seguridad en tu lugar de trabajo?
2. Instala cámaras de seguridad
Esto es especialmente recomendable si tienes un almacén o hay áreas en tu negocio que permanecen desatendidas la mayor parte del tiempo. También es buena idea colocar una cámara encima de las cajas registradoras para desalentar el robo.
Algunas cámaras de seguridad incluyen sistemas que pueden transmitir imágenes directamente a tu teléfono, cuando y dónde estés. Y algunas de estas cámaras ni siquiera requieren una instalación profesional.
3. Ten un reglamento escrito de forma clara
Todo dueño de una tienda debe contar con una definición de fraude en el trabajo escrita de forma clara, y debe trazar cuáles son las acciones justas y razonables que los gerentes deben llevar a cabo si hay sospechas de fraude.
Todos los empleados deben recibir una copia personal del reglamento, tanto en forma de documento independiente como formando parte de un manual de consulta de procedimientos laborales. El empleador debe guardar copias del reglamento firmado por todos los empleados y debe llevar a cabo todas las consecuencias de violaciones del reglamento.
4. Revisa detalladamente los antecedentes de cada candidato a empleado
Aunque una revisión detallada de los antecedentes de cada nuevo empleado te generará gastos adicionales, el costo de esta revisión es un seguro económico contra un potencial delincuente que pueda terminar costándole a tu empresa miles de pesos en pérdidas.
La consulta de las referencias y las búsquedas en registros públicos en línea junto a los registros de crédito estándar pueden dar a conocer mejor a un potencial empleado
5. Corrobora siempre las referencias
Antes de contratar a un nuevo empleado, siempre pide tanto referencias personales como profesionales. Casi tres de cada diez empleadores han encontrado una referencia de trabajo falsa y el 62 por ciento de los empleadores previos no dijeron cosas favorables cuando fueron contactados para hablar acerca de un candidato.
De todas formas, la mayoría de los empleadores no se molestan en corroborar las referencias de empleados antes de contratarlos. No seas uno de ellos. También contacta sus referencias escolares para confirmar la información relacionada a la educación.
6. Observa cambios de comportamiento
Algunos dueños de pequeñas empresas creen que pueden identificar un engaño o fraude cuando “algo no se siente bien” o cuando notan un cambio de comportamiento en un empleado a largo plazo.
Esto incluye a un empleado que, por ejemplo, comienza a evitar el contacto visual o empieza a actuar de manera nerviosa sin razón. Por supuesto, estos cambios de comportamiento no siempre son un buen indicador de una actividad fraudulenta.
Sin embargo, si un empleado empieza a agregar o dejar de lado pasos que son normales en el proceso de trabajo de la tienda, debes llamarle la atención y hacerle saber que está siendo observado.
7. Utiliza controles internos
Los sistemas de control interno no deben estar en manos de un solo empleado. Siempre debes dividir las tareas, incluyendo cuentas a pagar y por cobrar, cuentas de reconciliación, depósitos de banco y nóminas salariales: así nadie puede falsificar los registros.
El dueño de la tienda seguramente lleve a cabo algunas de estas tareas, o todas, si es el negocio tiene pocos empleados. Sin embargo, sin importar cómo, las responsabilidades de la tienda se dividen, un contador externo debe siempre revisar todos los registros financieros y los sistemas de control periódicamente.
8. Protege la información financiera de tu empresa
La seguridad de los registros bancarios, cuentas de cheques, estados de cuenta, certificados de acciones y fondos de cajas menores deben ser una de tus prioridades confidenciales. En vez de dejar estas responsabilidades a cargo de una sola persona, si lo tienes que delegar, lo mejor es hacer que lo hagan al menos dos personas para asegurarte de los bienes no desaparezcan.
Como dueño de una pequeña empresa, debes hacer revisiones de inventario frecuentes, pero no programadas de forma regular, para ver si todo está en orden.
9. Entrena a tus empelados para tener cuidado con el fraude
Como dueño de una empresa, debes asegurarte de que todos tus empleados están alerta tanto del fraude interno como de estafas externas. Con respecto a la prevención de pérdidas, los expertos aseguran que tener empleados bien entrenados y en alerta es importante para detectar robos y fraude.
Haz que tus empleados verifiquen el trabajo de los demás y sus puestos sean cubiertos durante los descansos. Si oyen o notan cualquier cosa sospechosa que venga de fuera de la tienda, deben notificar al dueño de la empresa o a su supervisor directo sin demora.
Como dice el refrán, es mejor prevenir que curar, y los empleados normalmente aceptarán de buen grado que se les dé la responsabilidad de ayudar a prevenir el fraude.
10. Evita el robo de identidad
El robo de identidad también es una forma de fraude, y ocurre cuando alguien utiliza de manera ilegal tu nombre completo, tu número registro de contribuyente o tu número de seguro social y otra información personal o sobre tu negocio con fines lucrativos.
Solicitar tarjetas de crédito o préstamos, declarar impuestos, obtener servicios médicos y realizar compras son algunos ejemplos en que se utiliza el robo de identidad.
