El control de los gastos de tu tienda es fundamental para la administración del efectivo, evita pérdidas y te ayuda a saber exactamente en qué se está utilizando el dinero.
Sin embargo en una tienda, como es una entidad viva operativamente hablando, siempre hay eventualidades en el uso del efectivo como dar cambio a los clientes o atender emergencias.
Es casi imposible que llegue el primer cliente del día y lleve exactamente el efectivo de su compra. Tampoco es aceptable que, por ejemplo, pase el recolector de la basura y le pagues con el dinero de la caja de ventas.
La Caja Chica es un fondo de dinero que se destina para gastos menores o de menor cuantía, el objetivo de este es que en el negocio haya dinero disponible para los gastos de simple administración, por lo cual no se amerita emitir cheques o transferencias electrónicas de dinero.
Ejemplos del uso de la Caja Chica son las compras de emergencia de insumos como bolsas, papel para envolver mercancía, pago a un proveedor menor, compra de clavos para arreglar un mueble de la tienda, quizá una propina a alguien que ayudó en algo, algún medicamento para algún empleado que se sintió mal, entre muchas otras cosas. Se trata básicamente de compras menores de emergencia,
Por supuesto no se puede utilizar la caja chica para hacer adquisiciones o inversiones mayores como la remodelación del local o para una compra fuerte de mercancía. Para esos casos se requiere una planeación especial y distinta.
Por otro lado el Fondo Fijo es la cantidad asignada para darle fluidez a la caja de ventas. Todo el dinero en efectivo que se va acumulando durante el día, llegado a un monto determinado, debe ser resguardado de la manera más segura, ya sea en una caja fuerte o directamente en depósitos bancarios.
Pero la caja de ventas no se puede quedar sin dinero una vez depositado o resguardado el efectivo de las ventas, pues se requiere efectivo para dar cambio. Para eso es el Fondo Fijo, pues es el que permitirá continuar con la operación comercial.
El Fondo Fijo jamás se resguarda ni se deposita, siempre permanece en la caja o cajas de ventas, pues es la garantía de que siempre tendremos cambio para los clientes.
Por su parte la Caja Chica siempre debe estar resguardada, pero nunca se deposita en cuentas bancarias, pues es para uso en caso de emergencias.
