El control de los gastos de tu tienda es fundamental para administrar el efectivo, evita pérdidas y te ayuda a saber exactamente en qué se está utilizando el dinero.
Sin embargo en una tienda, como es una entidad viva tanto en lo administrativo como en lo comercial, siempre hay eventualidades en el uso del efectivo que nos pueden hacer perder el control y de pronto no sabemos en qué se fue el dinero del que disponíamos.
Otra circunstancia que requiere administración diaria del efectivo es la acumulación de dinero en la caja de ventas, por lo que requerimos retirar el dinero para evitar robos y descontroles.
Ambas circunstancias se resuelven mediante el uso de dos instrumentos de control del efectivo: la caja chica y el fondo fijo, cuyo uso y administración describimos a continuación.
Caja Chica
Llega el recolector de basura al qué hay que pagar por su servicio, un colaborador se siente mal y compramos medicina, se descompone el inodoro y llamamos a un plomero, mandamos reparar una gotera, en fin, día a día se presentan gastos variados que nos provocan salida de efectivo y no es aceptable pagar con el dinero de la caja de ventas del día.
La Caja Chica es un fondo de dinero que se destina para gastos tanto menores como cotidianos y su objetivo es que en el negocio haya dinero disponible para cubrirlos sin afectar el control de las ventas diarias.
Otros ejemplos del uso de la Caja Chica son las compras de emergencia de insumos como bolsas, papel para envolver mercancía, pago a un proveedor menor, compra de clavos para arreglar un mueble de la tienda, quizá una propina a alguien que ayudó en algo, entre muchas otras cosas. Se trata básicamente de compras menores de emergencia,
Por supuesto no se puede utilizar la caja chica para hacer adquisiciones o inversiones mayores como la remodelación del local o para una compra fuerte de mercancía. Para esos casos se requiere una planeación especial y distinta.
La Caja Chica siempre debe estar resguardada, pero nunca se deposita en cuentas bancarias, pues es para uso en caso de emergencias. Lo que sí es indispensable, es que cada salida de efectivo de la caja chica tenga un comprobante y al final del día, a la hora de destinarle tiempo a la administración del negocio, hagamos un resumen diario de gastos de caja chica y obtengamos un acumulado mensual. Acto seguido, debemos reponer el fondo de la caja chica gastado durante el día.
¿De qué monto debe ser la caja chica? El monto siempre dependerá del tamaño de la tienda y de la frecuencia y concepto de las eventualidades que ocurran en la tienda. Puedes comenzar con una cantidad menor y posteriormente evaluar si la cantidad es suficiente y requieres incrementarla.
Fondo Fijo
Otro tipo de eventualidades son las que se presentan al inicio de las actividades diarias y cada vez que debemos retirar el efectivo de las ventas del día.
Es casi imposible que llegue el primer cliente del día y lleve exactamente el efectivo de su compra, por eso debemos contar con una cantidad de efectivo destinado a tener el cambio suficiente para vender.
El Fondo Fijo es la cantidad asignada para darle fluidez a la caja de ventas. Todo el dinero de las ventas del día en efectivo, llegando a un monto determinado, debe ser resguardado de la manera más segura, ya sea en una caja fuerte o directamente en depósitos bancarios.
No conviene tener en la caja todo el dinero de las ventas del día, primero porque es un atractivo para los ladrones y segundo porque es fácil caer en descontroles. Por eso cada que se acumula cierta cantidad, por ejemplo mil o dos mil pesos, debe enviarse a un lugar seguro, dejando en la caja sólo el fondo fijo, pues la caja de ventas no se puede quedar vacía una vez depositado o resguardado el efectivo de las ventas, pues se requiere tener dinero para dar cambio. Para eso es el Fondo Fijo, pues es el que permitirá continuar con la operación comercial.
El Fondo Fijo jamás se resguarda ni se deposita, siempre permanece en la caja o cajas de ventas, pues es la garantía de que siempre tendremos cambio para los clientes.
¿A cuánto debe ascender el fondo fijo? El monto dependerá del tamaño de la tienda, del tráfico de clientes y del volumen de ventas. Puedes comenzar con una cantidad menor e irla incrementado de acuerdo a las necesidades.
