El orden, el control, la administración y los procesos, son factores que a muchos comerciantes no sólo no les parecen atractivos, sino que incluso son vistos como tediosos, inútiles y sin sentido.
Sin embargo, aunque son tediosos, los procesos de control son la mejor garantía de que nuestro negocio opere con éxito.
Y como parte de ese control indispensable, está la administración del efectivo. Hay muchas tiendas que tienen en su caja registradora sumas elevadas de dinero porque simplemente no saben que ahí sólo debe haber la cantidad necesaria para dar cambio a los clientes.
Veamos algunas reglas del uso de la caja registradora:
- Usar fondo fijo. El fondo fijo es cantidad asignada a cada caja registradora como mínimo para dar cambio a los clientes. El monto de este fondo debe constituirse por los billetes y monedas suficientes para no perder ventas por falta de cambio.
- Retirar el excedente de efectivo de la caja registradora. Por precaución, por control y por facilidad en el manejo, el contenido en efectivo de la caja no debe exceder del monto que hayamos fijado previamente. Por ejemplo podemos determinar que en la caja registradora debe haber un mínimo de mil y un máximo de dos mil pesos. En ese caso la regla es que al llegar a dos mil, debemos retirar mil pesos, y conservar el mínimo de mil. Periódicamente debemos evaluar si las cantidades fijada como mínimo y máximo a permanecer en la caja registradora son las convenientes.
- Cortes de caja. Es conveniente hacer cortes de caja periódicamente durante el día y sobre todo al hacer cambio de turno. Para hacer los cortes de caja hay que buscar el momento oportuno en que no haya alto tráfico de clientes. El propósito es verificar que el efectivo que tenemos en caja coincida con la cantidad teórica que nuestro control determine que debemos tener, la cual se determina mediante la suma del fondo fijo más las entradas en efectivo durante en día, menos los retiros que hayamos hecho para llevarlos a un sitio seguro. Al resultado se deben restar las devoluciones que los clientes nos hayan hecho.
- La caja de la tienda es para uso exclusivo de las operaciones de compra y venta. Es indispensable seguir la regla de no usar el dinero de la caja registradora más que para dar cambio a los clientes o para llevarlo a un sitio seguro. Muchos emprendedores comerciales usan la caja para pagar a proveedores, o para gastos personales o familiares, sin embargo hacerlo sólo contribuye al descontrol y la desorganización.
