Todo comerciante sabe que difícilmente un local puede no contar con una bodega, lo que no todos saben es que la bodega es una instalación vital para la actividad eficiente de su negocio.
Todo mundo sabe que la bodega sirve para almacenar mercancía que no cabe en el piso de ventas, sin embargo una bodega es mucho más que lugar de almacenaje: es área de custodia, verificación y abastecimiento de mercancía dentro de la cadena de suministro. Esto no son sólo palabras técnicas, es darle a la bodega una función importante adicional para que el negocio sea eficiente.
Por eso la bodega no debe ser un cuarto chiquito, obscuro y abandonado, donde se mete lo que no quepa en el piso de ventas, sino el área de espacio suficiente para asegurar sus funciones que, ya dijimos, son de almacenaje, custodia, verificación y abastecimiento de mercancía.
Almacenaje
La bodega es el área donde se almacena la mercancía que aún no puede pasar al piso de ventas. Por eso debe contar con e espacio y con los racks suficientes para su acomodo. Éstos racks deben contar con la altura y la profundidad necesarias para evitar que la mercancía se maltrate.
Custodia
Hablar de la función de custodia de una bodega es hablar de su función principal. Debe asegurarse la custodia de las mercancías sin deterioros, mermas ni riesgos. El almacenaje debe cumplir con ciertas reglas para asegurar esa función:
- Orden. Esto significa que en la bodega la mercancía no se acomoda arbitrariamente, sino que debe estar debidamente seccionada y acomodar la mercancía conforme al sistema de “Primeras Entradas, Primeras Salidas”, esto es, la mercancía más nueva debe estar atrás de la más antigua, así nos aseguramos que no habrá mermas por caducidad.
- Limpieza e iluminación. El propósito de esta regla es asegurarse de que no haya deterioros por suciedad ni presencia de bichos y roedores que puedan dañar la mercancía,
- Reglas de acceso. No cualquiera puede entrar a la bodega. Siempre debe haber un responsable de la custodia de la mercancía y sólo él puede tocar los registros de las existencias, de lo que entra y de lo que sale del almacén.
- Chapas o candados de seguridad. En atención a la seguridad, el almacén debe ser un área segura, de tal forma que el responsable tenga la seguridad de que nadie más tuvo acceso a lo ahí resguardado.
Verificación
La bodega debe ser el área de la tienda por donde ingresa la mercancía. Por lo tanto el responsable de la bodega debe asegurarse, desde el momento de la recepción, que la mercancía se encuentre en buen estado. De no ser así, la mercancía debe ser rechazada y devuelta al proveedor.
Abastecimiento
La bodega es el área responsable de que el piso de ventas cuente con la mercancía suficiente y necesaria para su operación comercial eficiente. Por eso debe contar con los stocks suficientes para abastecer al piso de ventas.
No conviene confundir al piso de ventas con la bodega. Cada uno tiene su propia función. El puso de ventas se enfoca en vender, mientras que la bodega se encarga que el piso de ventas cuente con la mercancía suficiente y en las condiciones adecuadas para ponerlas a disposición del cliente.
Ambos, bodega y piso de ventas forman una misma entidad llamada tienda. Pero cada una tiene su función, y la armonía entre ambas entidades de la tienda garantiza que la tienda venda y el propietario tenga ganancias.
El orden es primordial en una bodega
Una buena disposición y organización de la mercancía influye directamente sobre todas las actividades que se desarrollan en la tienda, incluyendo el trabajo de los colaboradores, la administración del inventario, los mermas, la gestión con proveedores , etc.
En una bodega desordenada no existen áreas ni ubicaciones asignadas a los productos. Si la tienda es pequeña la importancia del orden es mínima, sin embargo el orden tanto en la bodega como en el piso de ventas es condición para el crecimiento del negocio.
Con el desorden en tiendas de tamaño mediano o grande, con varios trabajadores, con proveedores de visita frecuente y muchos movimientos a la vez, se producen errores, la mercancía se caduca y se pierde mucho tiempo en las labores de localizar los artículos y preparar los surtido de la tienda.
