Poner una tienda de abarrotes parece algo sencillo pero no lo es. Ser abarrotero requiere de mucho orden, organización y disciplina. Sin estos elementos, el negocio se escurre como el agua entre los dedos, y sin una buena administración, el tendero se come la tienda.
Cualquiera que sea el tamaño de la tienda de abarrotes, es muy importante saber hacer una buena administración. Sin ella no podremos conocer los resultados en cuanto a ventas y al retorno de la inversión realizada.
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La óptima administración de una tienda de abarrotes implica muchas cosas pero aquí vamos a mencionar los puntos fundamentales sin los cuales se nos cae la tienda. Son los aspectos que puntualmente debe revisar el propietario y que por ningún motivo deben pasar inadvertidos.
- Abasto y organización de los productos. El propietario de una tienda de abarrotes debe tener perfectamente claro cuáles son los productos que va a vender y en qué volumen debe comprarlos para luego exhibirlos en los mostradores o anaqueles de tal forma que se pueda ver fácilmente el orden.
- Se debe saber cuáles son los productos que se están vendiendo con mayor demanda. No todos los productos se desplazan igual, pues de una colonia a otra la demanda puede variar en función de hábitos de consumo y del poder adquisitivo. Conocer su mercado es fundamental para el tendero.
- La accesibilidad de los productos. Los productos de mayor demanda deben estar a la mano del cliente, mientras que los de menor demanda pueden estar en zonas superiores pero siempre a la vista.
- Es imprescindible un control de ventas, eso significa que debe existir el registro de ventas diarias. Así se podrá tener la relación entre ventas, costos y utilidad por producto.
- El control de costos. Este es otro aspecto a tener en cuenta para saber cómo administrar una tienda de abarrotes. Se deben considerar los costos fijos, los costos variables, costos directos y costos indirectos de la tienda, pues de otra manera puede tener una idea equivocada respecto a las ganancias reales.
- Administración del efectivo. Hoy en día los cobros con tarjeta o transferencia se han generalizado, por lo que este punto aplica en general para los recursos financieros de la tienda, ya estén en la caja o en el banco. Es muy importante que los recursos se apliquen adecuadamente en la proporción convenida ya sea para resurtir, para pago a proveedores, para gastos del local, para nóminas y para los ingresos del propietario. Dependiendo de las circunstancias del negocio se pueden agregar otros destinos del efectivo como pago de créditos financieros, fondo de reserva para expansión, pago a acreedores, fondo para renovación de equipos, etc.
En muchas ocasiones los propietarios de tiendas de abarrotes no tienen la calma ni el tiempo para sentarse a planificar una buena administración, por lo que para garantizar una buena planeación y seguimiento optan por contratar la asesoría de un experto o al menos un auxiliar administrativo que le dé seguimiento a lo planeado.
Si el propietario de la tienda no tiene tiempo de atender los detalles administrativos, es definitivamente conveniente contar con una persona responsable de ello, siempre que no se le ceda el contacto con el dinero, pues las posibilidades de que sea supervisado en el manejo del efectivo son muy bajas.
En caso de contar con un auxiliar administrativo, sus funciones deben ser muy específicas y no deben cruzarse con las funciones del propietario: planear los pagos a proveedores, programar los gastos de la tienda como la luz, la renta, el agua, etc., calcular y programar los pagos de impuestos, distribuir el efectivo de las ventas de acuerdo a las especificaciones del propietario, programar los pagos a acreedores como renta de equipos, plomeros, etc,, revisar los reportes que arroja el sistema punto de venta como productos más vendidos, productos en desabasto, niveles de ventas mes a mes, etc.
Toda esa información que el administrador o auxiliar administrativo obtenga, deberá compartirla puntual y detalladamente con el propietario, alguna en forma diaria, otra semanal, y otra mensualmente, para que éste esté en posibilidades de tomar las decisiones más convenientes para la tienda.
